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Rischi e benefici dell’implementazione di un ERP

Tutte le aziende passano delle fasi in cui l’efficienza può essere migliorata solo attraverso delle innovazioni tecnologiche. Questo è anche il caso in cui si decide di adottare per la prima volta un gestionale o passare da un sistema sviluppato ad hoc ad un vero e proprio software ERP.

Chiaramente il momento dell’implementazione di un ERP è delicato perché  porta con sè dei cambiamenti nell’organizzazione che vanno studiati con attenzione.

In alcuni casi vi sono dei problemi evidenti in un processo aziendale specifico, in altri c’è la necessità di aumentare il controllo di gestione per migliorare il rendimento generale, in altri ancora vi sono delle opportunità di ampliamento del business da cogliere.

In tutti i casi l’implementazione di un ERP passa per 3 fasi principali.

1 fase Analisi dei processi

Per prima cosa bisogna analizzare i principali processi aziendali, i punti critici e le percentuali di miglioramento di ogni processo così da avere chiari gli obiettivi da raggiungere. in quanto tempo vanno raggiunti e i benefici economici che si otterranno.

Generalmente questo lavoro è svolto da un team composto da responsabili delle funzioni aziendali coinvolte e dal reparto IT, ma può anche essere affidato a una società esterna. Può essere fatto in maniera molto approfondita se si necessita di importanti ristrutturazioni o breve e schematica se serve solo per l’implementazione dell’ERP. Nel caso di un progetto di piccole dimensioni (10-15k euro) può essere svolto dall’azienda a grandi linee e approfondito insieme al fornitore di software come inizio della fase 3.

Alla fine di quest’analisi si avrà un quadro preciso della situazione e un’idea di budget per l’investimento calcolato sull’effettivo rientro economico. Un punto molto importante è classificare i processi in ordine di priorità e individuare degli step nell’implementazione dell’ERP. Ciò consentirà di tenere sotto controllo l’implementazione e di ottenere rapidamente i primi benefici.

Questo approccio richiede un investimento iniziale, ma elimina la molti rischi legati all’implementazione dell’ERP.

2 fase Selezione del software

Il processo di selezione dell’ERP in una piccola o media azienda, quando si ha in mano l’analisi dei processi può essere completata in un mese circa.

Si comincia ovviamente cercando informazioni sul web, identificando i leader del mercato opensource e proprietario (inserendo i nomi dei prodotti su google trend è possibile verificare la crescita della loro diffusione) e i casi di successo di implementazione ERP (sui social network si trovano molte informazioni di casi reali, post o tweet di aziende e fornitori contraddistinti da hashtag).

Per visionare il prodotto conviene contattare direttamente il partner ufficiale di zona e non perdere troppo tempo su demo generiche online. Il partner sarà sicuramente disponibile a fissare un appuntamento presso la vostra sede o in remoto per spiegarvi tutte le funzionalità legate al vostro caso. In un paio d’ore avrete incamerato molte informazioni utili e riceverete un’offerta preliminare per farvi un’idea dei costi.

E’ anche possibile contattare 2 partner dello stesso prodotto, non tanto per confrontare i costi che saranno similari, ma per le metodologie di lavoro e la qualità del servizio offerto. Difficilmente un software viene configurato allo stesso modo da due società e i tempi di risposta sui bug specialmente per gli ERP opensource dipendono molto dall’efficienza del partner.

3 fase Sviluppo e messa in gestione

Il successo del nuovo sistema è dato anche dal tempo impiegato per implementare il sistema perché si ripercuote sul ROI. I migliori sistemi seguiti da validi fornitori possono essere implementati in 6 mesi, e molti nel giro di 4. E’ chiaro che la differenza è data anche dal fornitore scelto che deve avere metodo consolidato basato sul rispetto dei tempi nella fase di sviluppo delle personalizzazioni e sul costante supporto al cliente durante la messa in gestione.

I vostri dati sono preziosi, il fornitore del nuovo ERP deve avere un metodo comprovato per effettuare la conversione dei dati e la transizione dal vecchio al nuovo sistema nella maniera più efficace.

La formazione ha un ruolo chiave, il fornitore deve offrire corsi funzionali in sede e supporto in remoto (skype o altri software sono strumenti molto utili che permettono la condivisione degli schermi e l’uso in contemporanea dello stesso pc)

 Conclusione.

A questo punto speriamo di avervi convinti che l’implementazione di un ERP non è un processo troppo complicato e, soprattutto, avervi dato delle idee per impostare un progetto a misura della vostra realtà, controllabile e realizzabile attraverso degli step ragionevolmente brevi.

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